Glossar und häufige Fragen

Die Auftragsbearbeitung ist die Erhebung, Bearbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten durch eine Auftragsbearbeiterin gemäss den Weisungen der für die Datenbearbeitung Verantwortlichen auf Grundlage eines Vertrages.

Eine Auftragsbearbeitung liegt immer dann vor, wenn der oder die Dienstleister:in die Daten streng weisungsgebunden verarbeitet. Wenn er oder sie keine eigene Entscheidungsbefugnis hat oder ihm / ihr die Nutzung der Daten für eigene Zwecke ausdrücklich untersagt ist.

Mit Bearbeiten der Personendaten ist das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Löschen von Informationen zu einer Person gemeint. Mit dem neuen Datenschutzgesetz gibt es neue Bearbeitungsgrundsätze, die eingehalten werden müssen:

• Der Grundsatz der Rechtmässigkeit: Das nDSG muss bei jeder Bearbeitung der Personendaten (Mitglieder, Spender:innen oder Gesuchssteller:innen der Solidaritätsfonds) eingehalten werden.
• Der Grundsatz der Datenminimierung: Es sollen so viel wie nötig und so wenig wie mögliche Daten erhoben werden. Formulare müssen hinterfragt werden: Brauchen wir alle Infos, die wir erfragen, für den Zweck der Datenerhebung?
• Sobald die zum Zweck der Bearbeitung erhobene Daten nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht, müssen sie gelöscht werden.
• Die Datensicherheit muss sichergestellt werden. Personendaten dürfen bei einem Vorstandswechsel nicht lokal auf einem Computer oder in Papierform bei einem ehemaligen Vorstandsmitglied aufbewahrt werden.
• Personendaten dürfen ohne Einwilligung der betroffenen Personen, Auftragsverein-barung oder eine Statutenanpassung nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Der Vereinsvorstand trägt die Verantwortung für den konformen Umgang mit Daten.
• Das Mitglied kann Auskunft über seine Daten verlangen (Auskunftsrecht).

Das Bearbeitungsverzeichnis bildet alle Datenbearbeitungsvorgänge ab, damit für den Verein ersichtlich ist, welche Daten von wem auf welche Weise bearbeitet werden. Dadurch wird eine höhere Transparenz und Rechtssicherheit im Bereich des Datenschutzes erreicht.

Bearbeitungsverzeichnisse sollen dafür sorgen, dass die Organisation überhaupt weiss, wie sie Personendaten bearbeitet. Anhand eines Bearbeitungsverzeichnisses kann der Verein sämtliche Bearbeitungsvorgänge nachvollziehen und damit auch nachweisen, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt werden.

Datenschutz beschreibt den Schutz vor der missbräuchlichen Bearbeitung personenbezogener Daten sowie den Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung.

Datenschutz heisst, dass man Daten nicht einfach nutzen darf. Mit Daten sind Informationen über Menschen gemeint: Name, Geburtsdatum, Wohnort, Telefonnummer und so weiter. Diese Informationen sind etwas sehr Persönliches. Jeder Mensch soll bestimmen können, wer ausser ihm selbst diese Informationen haben darf und wer nicht. Der Datenschutz ist deshalb ein wichtiges Recht für Menschen. Im Datenschutzgesetz steht geschrieben, was man mit den Daten anderer Menschen machen darf und was nicht. Hält sich jemand nicht an dieses Gesetz, kann er oder sie bestraft werden.

Eine Datenschutzerklärung beschreibt, wie Daten (insbesondere personenbezogene Daten) von einer Organisation verarbeitet werden, das heisst, wie diese Daten gesammelt, genutzt und ob sie an Dritte weitergegeben werden.

Eine Datenschutzrichtlinie ist eine Zusammenführung von internen Themen des Datenschutzes und dient als Unterweisung und Orientierung für alle Mitarbeiter:innen und Vorstandsmitglieder.

Zur Datensicherheit zählen technische und organisatorische Massnahmen, die dem Schutz aller Daten dienen.

Die Datenschutzverantwortliche überwacht die vereinsinterne Einhaltung der Datenschutzvorschriften und führt ein Verzeichnis der Datensammlungen.

Ganz am Anfang der Datenbearbeitung steht die Informationspflicht der Verantwortlichen gegenüber den Betroffenen. Denn: Jede Stelle, die personenbezogene Daten verarbeitet, muss betroffene Personen grundsätzlich hierüber zum Zeitpunkt der Erhebung informieren.

Internationaler Datenverkehr oder Datenexport ist die Weitergabe von personenbezogenen Daten ins Ausland oder an eine Internationale Organisation. Bevor eine Datenübermittlung erfolgen darf, muss zunächst geprüft werden, ob eine Rechtsgrundlage zur Übermittlung vorliegt. (z.B. bei Nutzung Amerikanischer Tech-Firmen, etc.)

Einfache Personendaten beziehen sich auf eine bestimmte Person (z.B. Mitgliederdaten wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Fotografien etc.)

Besonders schützenswerte Personendaten sind beispielsweise

• Daten über religiöse oder politische Ansichten (also auch Vereinsmitgliedschaften, die Rückschluss auf eine Religionszugehörigkeit geben)
• Daten über die Gesundheit oder ethnische Herkunft
• Daten über Sozialhilfeleistungen, z.B. durch einen Solidaritätsfonds

Für den Umgang mit besonders schützenswerten Daten bestehen erhöhte Anforderungen.