Vereinsarbeit mit ClubDesk: Jederzeit aktuell und effizient wie nie zuvor

Was habt ihr als erstes in ClubDesk verlagert?

Wir starteten mit der Mitgliederverwaltung. Bisher wurden die Adressen in verschiedenen Excel-Dateien geführt. Beispielsweise die Liste der Kassierin, die aller Helfer:innen und die der Untergruppe Familientreff. Nun ist alles zusammengefasst, an einem zentral zugänglichen Ort gespeichert, jederzeit aktuell und abrufbar.

Was waren eure ersten Arbeitsschritte?

Für die Mitgliederverwaltung ging es zu Beginn darum, die verschiedenen Adresslisten zu sammeln, zusammen zu legen und doppelte Einträge zu eliminieren. Als erstes habe ich die Standardkontaktfelder in ClubDesk kontrolliert und geprüft, ob diese für unsere Zwecke ausreichen, oder ob es noch nötig ist, zusätzliche wie z.B. Rufname, Name des Partners, der Kinder, spezielle Fähigkeiten usw. zu ergänzen. Es war mir ein grosses Anliegen, die Daten so vorzubereiten, dass nach dem Import ins Programm möglichst wenig Nachbearbeitung nötig ist. Um dies herauszufinden habe ich in ClubDesk einen ersten Kontakt erstellt. Danach alle Kontaktfelder mit meinen Daten erfasst und diesen einzelnen Eintrag gleich wieder exportiert.

Als ich dann diese neue Liste im Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet habe, hatte ich das ideale Beispiel, wie ich unsere gesamten Mitgliederdaten vorbereiten muss. Zugegeben, das hat etwas gedauert, aber das war nichts im Vergleich mit dem schönen Erfolgserlebnis am Schluss. Sämtliche Mitgliederdaten waren nach dem Import dieser vorbereiteten Liste auf einmal im ClubDesk eingetragen und sie benötigten kaum Nachbearbeitung.

Das war eine schöne Überraschung für meine Vorstandskolleginnen. Denn sie wären bereit gewesen, in Fleissarbeit alle Angaben einzutippen. Nach dem Importieren war jedoch lediglich eine Kontrolle mit Stichproben nötig, das Einteilen in die jeweiligen Gruppen und allenfalls das Ergänzen von individuellen Bemerkungen.

Welche Vorteile siehst du in der neuen Mitgliederverwaltung?

Bisher waren mehrere Listen und Versionen im Umlauf und so konnte niemand sicher sein, die aktuellste Version zu bearbeiten. Nun mit ClubDesk haben wir so viele neue Möglichkeiten unsere Mitgliederdaten zu sortieren oder nach bestimmten Stichworten zu suchen, z.B. um eine Gruppenliste ausdrucken.

Das Ergänzen mit zusätzlichen Kontaktfeldern wie Ausbildung, spezielle Fähigkeiten, Vorstandsfunktionen in anderen Vereinen hilft auch bei der Vernetzung. So kann viel eher eine kompetente Frau aus den eigenen Reihen gefunden werden, wenn neue Projekte anstehen. Die Aktualität der Daten hilft dabei, wenn ein Versand ansteht. Es kam bei uns einmal vor, dass der Einsatz einer im Verein engagierten Person mit einem Kuchen verdankt wurde. Dabei war sie seit zwei Jahren nicht mehr im Verein tätig. Den Kuchen durfte sie natürlich trotzdem behalten.

Habt ihr auch schon andere Funktionen ausprobiert?

Nach der Mitgliederverwaltung startete ich mit dem Erfassen von Veranstaltungen, transferierte lokal gespeicherte Dokumente und erstellte neue Vorlagen für Vorstandsbriefe. Die Neugestaltung der Website ist dann mein nächstes Projekt. Da freue ich mich jetzt schon auf das SKF-Template und die Lernvideos von ClubDesk. Meine Vorstandskollegin Carmen, die den Finanzteil neu aufbaut, macht dies bereits nach nur einer 30-minütigen Einführung, die ich dem gesamten Vorstand gegeben habe. Alles andere hat sie sich im Selbststudium und mit Hilfe der Lernvideos angeeignet. Sie ist begeistert, wie intuitiv das Programm aufgebaut ist. So schreiten wir Punkt für Punkt voran.

Was ist in deinen Augen wichtig zu beachten?

Mein Leitsatz ist: Wenn du effizient arbeiten willst, musst du dir zu Beginn Zeit nehmen.

Bei ClubDesk lohnt es sich, sich anfänglich Gedanken darüber zu machen, wer was darf und wer was nicht darf. Das heisst konkret, welcher Benutzer darf z.B. Adressen bearbeiten und löschen, wer darf sie nur lesen oder wer darf sie nicht einmal lesen. Das nennt man bei ClubDesk Rollen. Hier kam mir zugute, dass ich mich von meiner früheren Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem gut auskenne. Es war mir von Anfang an bewusst, dass wir mit dem Wechsel zu ClubDesk den Auftakt zu einer neuen zukunftsweisenden Vereinsorganisation geben. Es freut mich heute noch, dass es mir gelungen ist, meine Begeisterung für ClubDesk an meine Vorstandsmitglieder weiterzugeben. Und dass ich das Projekt ClubDesk nun umsetzen und dazu beitragen kann, einen Meilenstein in unserer Vereinsgeschichte zu legen. Es ist wichtig, dass jemand federführend, aber nicht alleinige:r Nutzer:in des Systems ist. Mittlerweile können die Vorstandsmitglieder «unser» ClubDesk testen, um damit warm zu werden. Sie können beispielsweise Listen generieren, aber keine Adressen ändern. Das war ihnen sehr wichtig, um die Hemmschwelle so tief wie möglich zu halten. So können sie nach Herzenslust ausprobieren und müssen sich keine Sorgen machen, dass etwas «kaputt» geht. Wir starten bewusst mit wenig Berechtigungen und werden diese später erweitern, falls es nötig wird. Von nun an gilt: auch die beste Mitgliederverwaltung nützt nichts, wenn sie nicht aktuell gehalten und gepflegt wird.

Wie Nutzer:innenfreundlich ist die Anwendung?

Die Software ist in der Tat sehr intuitiv. Es gibt viele praktische Standardeinstellungen, beispielsweise bei den Rollen. Diese können auch mit eigenen ergänzt oder überschrieben werden. Die Arbeit mit ClubDesk macht richtig Spass und kann auch ein Argument sein, neue Mitglieder zu gewinnen. Junge Frauen kennen diese Arbeitsweise aus der Berufswelt – umso besser, wenn der Verein auch so modern funktioniert.

Gibt es noch etwas, was du dir für die Vereinsverwaltung wünschst?

Um den Start noch einfacher zu machen, würde vermutlich ein Leitfaden helfen. ClubDesk bietet jedoch schon sehr viele Filme und Anleitungen mit Bildern an, die zu einem guten Einstieg verhelfen.

Ich hatte auch Fragen, die nicht mit Filmen oder Anleitungen beantwortet werden konnten. Dafür gibt es das ClubDesk-Forum. Da lassen sich viele weitere Fragen von Benutzer:innen finden. Wenn es noch keine Antwort darauf gibt, kann auch eine neue Frage gestellt werden. Das habe ich bereits mehrmals genutzt, denn manchmal würde ich gerne noch mehr Einfluss auf bestimmte Darstellungen nehmen. ClubDesk bietet auch die Möglichkeit, Feedback, Wünsche oder Anregungen zu platzieren. Das Programm wird laufend weiter entwickelt. Ich fände zum Beispiel ein einfaches Redaktionssystem sehr spannend, um mit Designvorlagen mehrseitige Publikationen wie den Jahresbericht zu erstellen.

Über die Suchfunktionen gibt es nun eine gute Möglichkeit, an viele Informationen über unsere Vereinsmitglieder zu gelangen – ich finde es wichtig, dass wir Frauen uns noch viel mehr untereinander vernetzen, austauschen und unsere Stärken gemeinsam für unsere Anliegen einsetzen. Da gibt es noch Luft nach oben.

Auch die Idee, für die Website eine spezielle SKF-Designvorlage in ClubDesk anzubieten, finde ich toll. Denn so wird optisch eine Einheit und Verbindung aller Ortsvereine zum SKF hergestellt. Und unser grosses Netzwerk wird somit sichtbarer.

Mehr zum neuen ClubDesk Angebot

Mehr Informationen zum neuen Angebot sind auf der Website des Frauenbund unter Website-Angebot und ClubDesk - Vereinssoftware leicht gemacht